Administrateur·rice de données CRM

Contexte

Liberty Webi est une activité de formation et de coaching en ligne à fort volume (plusieurs millions d’euros encaissés par an). Nous migrons notre suivi client et nos paiements vers HubSpot, qui devient notre source de vérité. La donnée héritée est en partie erronée (formats incohérents, doublons multi-emails, montants et échéances qui ne correspondent pas) et le rapprochement des paiements se fait à la main.
Nous cherchons un·e profil rigoureux·se et méthodique, garant·e de la qualité de cette donnée et du lettrage des paiements.

Raison d’être

Missions

• Normaliser prénoms, noms et téléphones (formats incohérents issus des sources).
• Détecter et fusionner les doublons (plusieurs emails par client : opt-in, achat, espace membre, conjoint) sans perte d’information (téléphone, historique).

• Créer et mettre à jour les transactions (nom du produit, date d’achat, nombre d’échéances, statut de paiement).
• Corriger les données incohérentes issues des outils sources (montants, échéances, acomptes qui ne correspondent pas).

• Rattacher manuellement les paiements Hotmart et Stripe aux transactions.
• Gérer les cas complexes (abonnements, upsell / downsell, acomptes) et suivre les impayés.

• Valider manuellement chaque transaction avant tout contact client (aucune action sur une donnée non vérifiée).
• Marquer de façon standardisée les statuts : remboursé, impayé, échec.

• Nettoyer et reconstruire l’historique des cohortes passées (clients antérieurs, anciens challenges).
• Documenter chaque action de nettoyage et tenir à jour les listes de contacts à vérifier.

Responsabilités

• La qualité de la donnée client dans HubSpot : la source de vérité reste propre.
• Le rapprochement des paiements et le suivi des statuts et des impayés.
• L’intégrité des imports / exports (déduplication, zéro doublon).
• Le lien data avec les équipes partenaires sur la maintenance du CRM.

Profil recherché

• Rigueur extrême et sens maniaque du détail : zéro erreur tolérée sur la donnée financière et client.
• Très à l’aise avec les chiffres, Excel / Google Sheets et HubSpot.
• Méthodique et fiable sur des tâches répétitives mais critiques.
• Si tu lis cette fiche de poste, insère le mot « banane » dans l’une de tes réponses au formulaire : cela nous sert de filtre automatique.
• Autonome et discret·e (données financières et clients confidentielles).
• Orienté·e exactitude, pas créativité : tu préfères une donnée juste à une donnée jolie.

Outils à maîtriser

Conditions & rattachement

• Freelance / prestataire indépendant, 100 % remote (équipe sur fuseau FR).
• Temps partiel, évolutif. Pic d’activité à prévoir en septembre.
• Rémunération au forfait, selon profil et expérience.
• Démarrage immédiat si possible.
• Rattachement : sous la direction opérationnelle, en lien fonctionnel fort avec la comptabilité et l’équipe support client.

Critères de réussite (90 jours)

• Base HubSpot fiabilisée : doublons fusionnés, formats normalisés, aucun client contacté sur une donnée fausse.
• Lettrage des paiements à jour : paiements rattachés aux transactions, impayés suivis.
• Statuts standardisés et validation systématique avant tout contact.
• Historique des cohortes passées nettoyé et documenté.
• Process imports / exports documenté et reproductible (continuité assurée).